Journée du 3/10/2015

Pour commencer les réunions 

•  Le « Tour des mercis » pour commencer les réunions (dans l’idée de valoriser ce qui a été fait), idem par mail.
•  Introduction de chaque réunion par un morceau de musique ou la lecture d’un poème 
•  Commencer par une « météo » pour que chacun exprime comment il se sent

Types de réunions 

•  Session « girafe » : réunion informelle où chacun peut déposer ses émotions et les besoins qui y sont liés (CNV), reconnaissance de ces besoins (sans être forcément satisfaits). Ces réunions sont ouvertes à toutes les personnes concernées par la problématique et des personnes neutres.
•  Réunion à thème (thème philosophique sans prise de décision) : par exemple, l’ « intimité », « l’éducation des enfants »,…
•  Liaison du groupe par une journée de travail en commun + 1 réunion en soirée AG 3 fois / an 

Rythme des réunions 

•  2 réunions par mois : 1 décisionnelle et 1 sur un thème de fond 
•  Rythme des réunions décisionnelles : 1 x / par 4 semaines (temps nécessaire à « digérer » la précédente et à préparer la suivante).
•  Réunions spécifiques une fois /trimestre : consacrée à donner un temps de parole à chacun qui partage ce qu’il vit
•  En dédoublant les réunions (2 x / mois ?), on permet de laisser plus de place à « l’informel ».

Rôles distribués lors des réunions

• Changement d’animateur de réunion tous les 3 mois : celui-ci décide l’ordre des points abordés
•  Choix d’un distributeur du « bâton de paroles » et d’un « gardien du temps » 
•  Rédiger les PV « en tournante » (conséquence : difficulté de continuité des décisions et points de vue) 
•  Chaque réunion est préparée par un duo de pilotage, en place pour 6 mois (ou plus).
  Il est chargé de:
  o Trouver un-e animateur-animatrice et un-e secrétaire pour la réunion.
  o Proposer à l’animateur-animatrice un ordre du jour -minimum- qui permet d’assurer une continuité avec les réunions précédentes et surtout d’atteindre les objectifs de l’année (fixés au début de celle-ci).
  o Vérifier que les actions décidées lors des réunions précédentes sont bien mises en oeuvre.
•  Plusieurs animateurs successifs afin de varier les modes, de donner de l’énergie et une attention renouvelée du groupe
•  Un ou plusieurs animateurs ?
  o Certains H.G. choisissent un duo d’animateurs : cela permet-il d’être plus objectifs, plus démocratiques, de mieux prendre en considération les différents points de vue ?
  o D’autres H.G. choisissent un « groupe pilote » avec un président pour animer la réunion
•  Comment déterminer le choix du/des animateur(s) ? par ordre alphabétique ? sur base volontaire ? tout le monde doit-il s’y « frotter » (obligatoire) ? Certains H.G. incitent les personnes réticentes à animer (par ex. à cause de leur timidité), ce qui leur permet ensuite de mieux « s’imposer » au groupe. Idem pour le rôle de secrétaire et la rédaction des PV

Déroulement de la réunion 

•  Etablir un « menu du jour », le « menu de la réunion » comprend une entrée, un interlude, un plat et un dessert :
• « Entrée » : comprend les points pratiques (entre 10 et 30’)
• « Interlude » : la personne qui s’exprime demande à « être entendue » (expression d’un aspect émotionnel) ; ça permet de lâcher des choses difficiles, au sein d’un « espace de bienveillance »
• « Plat » : permet d’aborder un « gros morceau » : projet, nouveaux habitants, grands travaux. Le plat est divisé en 2 parties :
• o Communication ne nécessitant pas de débat (éviter le risque d’interprétations, détournement)
• o Processus de décisions (indiquées dans un carnet de décisions)
• « Dessert » mentionnant les points pratiques
• « Mise au frigo » : les points qui risquent de durer seront reportés ou mis en commission spéciale (sous-groupes) ; ça permet de faire retomber les tensions de la « marmite émotionnelle » et décanter les choses

Dernières recommandations au sujet des réunions 

•  Gestion des relations interpersonnelles hors des réunions 
•  Suppression de la « table de discussion » au profit d’un cercle (plus convivial) 
•  Poser des « balises » (bien déterminer ce qu’on doit décider) et des « bouées » (place à l’inattendu, à l’aléatoire). Cela permet de contenter ceux qui attendent des décisions « précises », et ceux, au contraire, qui préfèrent laisser place aux éléments fluctuants, changeants,…
•  Organisation des réunions : sentir le « climax » de la réunion, et faire attention à la fatigue : elle entraîne souvent des tensions ! donc éviter de mettre les gros points à la fin, ou ceux qui nécessitent des décisions difficiles à prendre
•  Annonce et préparation des points avant la réunion : Annoncer les points qui seront traités à l’avance, de façon à ce que chacun puisse se « préparer » ; idéalement 1 semaine à l’avance)
•  Dates des réunions : si possible, les fixer 6 mois à l’avance. Un H.G. a expérimenté la fixation des dates de réunion par « doodle », ou par un mode informatique (moins impersonnel), où il suffit de « cliquer »…
•  La présence aux réunions doit-elle être obligatoire ? au moins 1 personne /famille? Sinon, ne vaut-il mieux pas reporter la réunion ? Dans certains H.G., on tolère l’absence récurrente de certains habitants ; toutefois, il est alors impératif de rappeler à ceux-ci que des décisions seront éventuellement prises en leur absence. Tant pis pour eux….Cela pose question et débat : ce système risque de créer des « H.G. à deux vitesses » selon certains….